Krajowy System e-Faktur (KSeF) – informacje i konieczne działania

W związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie obowiązkowego wystawiania i odbierania faktur w KSeF, prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych a także do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Więcej informacji na stronie MF link => Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Od 2026 roku każda faktura stanie się elektronicznym, urzędowym dokumentem trafiającym w czasie rzeczywistym do administracji skarbowej.

🔧 Najważniejsze terminy wdrożenia KSeF:

📅 1.02.2026 – obowiązek ODBIORU faktur zakupowych z KSeF dla wszystkich przedsiębiorców

📅 1.02.2026 – obowiązek wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF dla firm z obrotem > 200 mln zł

📅 1.04.2026 – obowiązek wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców

📅 Do końca 2026 r. – możliwe wystawianie faktur sprzedażowych poza KSeF (jeśli sprzedaż z VAT≤ 10 000 zł/m-c.)

Specyficzne zasady i okresy przejściowe w systemie KSeF
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wiąże się z kilkoma wyjątkami oraz terminami, które pozwolą firmom na łagodniejszą adaptację do nowych realiów. Poniżej przedstawiamy kluczowe kwestie dotyczące kas fiskalnych, płatności oraz limitów sprzedaży.

  1. Obsługa kas fiskalnych i paragonów z NIP
    Ustawodawca przewidział okres przejściowy dla dokumentów generowanych przy użyciu urządzeń fiskalnych:
    • Paragony z NIP (faktury uproszczone): Dokumenty te, wystawiane na kwoty nieprzekraczające 450 zł brutto, mogą być wydawane na dotychczasowych zasadach (poza systemem KSeF) do końca 2026 roku.
    • Faktury z kas fiskalnych: Jeśli wystawiają Państwo pełne faktury bezpośrednio na kasie, możecie to robić w tradycyjnej formie również tylko do 31 grudnia 2026 r.
    • Ważna data – 1 stycznia 2027 r.: Od tego dnia każda faktura wystawiana dla innego przedsiębiorcy (B2B) – nawet ta z kasy fiskalnej – będzie musiała obowiązkowo trafić do systemu KSeF.
  1. Nowe wymagania dotyczące przelewów bankowych
    System KSeF wpłynie również na sposób, w jaki będą Państwo zlecać płatności.
    • Identyfikator KSeF w tytule przelewu: Od 1 stycznia 2027 r. pojawi się obowiązek podawania unikalnego numeru nadanego przez system KSeF w tytule płatności za faktury ustrukturyzowane. Ma to na celu łatwiejsze parowanie płatności z dokumentami przez organy podatkowe.
  1. Preferencyjny limit dla mniejszych podmiotów (do 10 000 zł)
    Do końca 2026 roku obowiązuje specjalne ułatwienie dla firm operujących na mniejszą skalę. Przedsiębiorcy mogą pozostać przy tradycyjnych fakturach (papierowych lub PDF), jeśli spełniają poniższe warunki:
    • Wartość sprzedaży: Łączny przychód brutto udokumentowany fakturami nie może przekroczyć 10 000 zł w skali miesiąca.Co wliczamy do limitu? Pod uwagę bierzemy wyłącznie sprzedaż w rozumieniu ustawy o VAT, czyli m.in. dostawy towarów i usług na terenie Polski, eksport oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT).
    • Wyłączenia z limitu: Do wspomnianej kwoty 10 000 zł nie wliczamy transakcji, które podlegają opodatkowaniu poza granicami Polski np. usługi remontowe na nieruchomościach położonych zagranicą.
    • Do limitu nie wlicza się też sprzedaży rejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej.

Kluczowe kroki do KSeF

Krok 1. Uzyskaj dostęp do KSeF

To pierwszy i najważniejszy etap, który umożliwi Państwu korzystanie z KSeF.

  • JDG: dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
  • Spółki: wymagane złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.

Aby uzyskać dostęp do KSeF należy wejść na stronę i utworzyć konto w KSeF: Strona główna – Krajowy System e-Faktur

Instrukcja => KSeF MCU 1 | Logowanie – Logowanie do Aplikacji przy pomocy Profilu Zaufanego

Można testować system w wersji demo: Bezpłatne narzędzia KSeF 2.0 – KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Krok 2. Uwierzytelnij się i wygeneruj dwa Certyfikaty – w Module Certyfikatów i Uprawnień w Ministerstwie Finansów (MCU)

Certyfikat to klucz dostępu do systemu – można go wygenerować w aplikacji MF. Alternatywnie można użyć profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.

  1. Przejście do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU):
  2. Wygenerowanie dwóch Certyfikatów:
  3. Zabezpieczenie certyfikatów:
    • Wygenerowane certyfikaty należy przechowywać w bezpiecznym miejscu (analogicznie jak dane do bankowości elektronicznej). Nie udostępniamy certyfikatów nikomu, gdyż są równoważne z Państwa podpisem.

Krok 3. Nadanie uprawnień dla mojego biura

Nadanie uprawnień dla mojego biura rachunkowego znacznie ułatwi nam współpracę w zakresie rozliczeń księgowych. Sugeruję nadanie dla mnie wszystkich dostępnych uprawnień co pozwoli mi na wsparcie i weryfikację transakcji pomiędzy Państwa firmą a innymi podmiotami w KSeF. W celu nadania mojej osobie dostępu należy wpisać moje dane zgodnie z filmem do instrukcji: KSeF MCU 4.1 | Uprawnienia – Nadanie uprawnień osobie fizycznej do pracy w KSeF.

Krok 4. Dostęp i wystawianie faktur w KSeF

Wystawianie faktur w KSEF jest dla Państwa obowiązkowe zgodnie z harmonogramem przedstawionym powyżej. Będzie to możliwe najwcześniej 01 lutego 2026 r. Jednak na ten moment można przetestować proces fakturowania używając jedynie w wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo) Bezpłatne narzędzia KSeF 2.0 – KSeF (Krajowy System e-Faktur). Przy testach proszę podawać fikcyjne dane, ponieważ są one udostępniane publicznie.

Aby móc wystawić fakturę w KSeF będzie trzeba:

  1. korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów (Krajowy System e-Faktur (KSeF)):

lub

  1. posiadać program do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF 2.0 (osobiście polecam sprawdzony program do faktur Subiekt 123 firmy Insert (możliwość przetestowania za darmo przez miesiąc: Program do fakturowania online z opcją magazynu – Subiekt 123) lub fakturowanie w ramach rachunku bankowego w mBanku, który to rachunek mogę Państwu założyć w moim biurze). Przy zakupie innego oprogramowania warto zweryfikować czy firma istnieje od dłuższego czasu na rynku, ponieważ Ministerstwo Finansów cały czas dokonuje wielu zmian i ulepszeń w KSeF dlatego producent oprogramowania musi nadążać za zmianami i program musi być zintegrowany z najnowszą wersją KSeF.
    Powyższe oznacza, że od dnia w którym zostaną Państwo zobowiązani wystawiać faktury w KSeF nie będzie możliwości wystawiania ich w formie papierowej, excel, pdf, jednak tylko i wyłącznie w systemie KSeF.

ODBIÓR faktur zakupowych będzie możliwy w następujący sposób:

  • Aplikacja Podatnika KSeF
  • e mikrofirma
  • Aplikacja Mobilna KSeF

oraz dodatkowo:

  • w koncie mBanku
  • poprzez Portal Biura firmy Insert, który jest dostępny dla Państwa za darmo w ramach naszej współpracy

Poniżej załączam prezentacje w formacie pdf, pobrane ze strony Ministerstwa. Zachęcam do zapoznania się z nimi.

Moduł 1: Podstawowe informacje o KSeF
Moduł 2: Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF oraz nadawanie uprawnień
Moduł 3: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF
Moduł 4: Moduł Certyfikatów i Uprawnień
Moduł 5: Nadawanie uprawnień oraz wystawianie faktur w KSeF przez JST i GV oraz rolników ryczałtowych
Moduł 6: Bezpłatne narzędzia KSeF — Aplikacja mobilna KSeF
Moduł 7: Bezpłatne narzędzia KSeF — Aplikacja Podatnika KSeF
Moduł 8: Bezpłatne narzędzia KSeF — e-mikrofirma powiązana z KSeF, dodatkowe funkcjonalności KSeF.

Więcej informacji dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa:

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

W razie pytań lub wątpliwości pozostaję do Państwa dyspozycji.